دراسة حالة: التدقيق الداخلي يكشف عن تناقضات كبيرة في المخزون والمعاملات

الشركة: شركة مستوردة وموزعة للإلكترونيات الاستهلاكية، وجدت نفسها تواجه مخالفات مالية كبيرة.

التدقيق الداخلي – الاكتشاف الأولي للتناقضات

خلال التدقيق الداخلي ربع السنوي الروتيني في مارس 2023، اكتشف فريق التدقيق الداخلي للشركة سلسلة من التناقضات المثيرة للقلق في سجلاتها المالية. وشملت هذه:

• عدم اتساق المخزون: تجاوزت مستويات المخزون للسلع ذات القيمة العالية، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية، بشكل كبير طلبات الشراء المقابلة، مما أثار مخاوف بشأن احتمال اختلاسها.
• حالات شاذة في كشف الحساب البنكي: تشير الديون والتناقضات غير المبررة في كشف الحساب البنكي إلى معاملات غير مصرح بها محتملة أو سوء إدارة مالية.
• أوامر الشراء المفقودة: افتقرت المعاملات الكبيرة إلى التوثيق المناسب، حيث كانت أوامر الشراء إما مفقودة أو تم استبدالها بإدخالات مكتوبة بخط اليد غير كافية.

التحقيق الداخلي والقيود

بدأ فريق التدقيق الداخلي تحقيقًا شاملاً، وكشف عن عدة عوامل مساهمة:

• حفظ السجلات يدويًا: أدى اعتماد الشركة على الأنظمة اليدوية لحفظ السجلات وإدخال البيانات إلى زيادة التعرض للخطأ البشري والتلاعب المحتمل.
• حفظ السجلات يدويًا: أدى اعتماد الشركة على الأنظمة اليدوية لحفظ السجلات وإدخال البيانات إلى زيادة التعرض للخطأ البشري والتلاعب المحتمل.
• الخبرة المحدودة في مجال الطب الشرعي: على الرغم من كفاءة فريق التدقيق الداخلي في ممارسات التدقيق العام، إلا أنه كان يفتقر إلى الخبرة المتخصصة في المحاسبة الجنائية اللازمة لكشف تعقيدات الاحتيال المحتمل.

الاستعانة بعبد الله الملا للتدقيق والمحاسبة

وإدراكًا لخطورة الوضع والحاجة إلى الخبرة المتخصصة، قامت الشركة بتعيين عبد الله الملا للتدقيق والمحاسبة.

عبد الله الملا منهج التحقيق الرقابي

قام فريق عبد الله الملا للمحاسبة والتدقيق من المدققين والمحاسبين القانونيين ذوي الخبرة بتطبيق نهج متعدد الأوجه:

1. مراجعة شاملة للسجلات: فحص دقيق للسجلات المالية، بما في ذلك البيانات المصرفية وأوامر الشراء والفواتير وسجلات المخزون، بهدف تحديد الأنماط والشذوذات والمناطق المحتملة للاحتيال.
2. مقابلات الموظفين الرئيسيين: مقابلات منظمة مع الموظفين المعنيين، بما في ذلك مديري المستودعات ومسؤولي المشتريات وموظفي المحاسبة، لجمع الأفكار وتأكيد المعلومات والكشف عن التناقضات المحتملة.
3. تقنيات المحاسبة الجنائية: استخدام منهجيات المحاسبة الجنائية المتقدمة لتتبع المعاملات، وكشف العلاقات المخفية، وإعادة بناء تسلسل الأحداث التي تؤدي إلى التناقضات المحددة.

الكشف عن السبب الجذري

كشف التحقيق الشامل الذي أجرته شركة AM Audit عن مخطط اختلاس متطور دبره موظف مارق. وشملت النتائج الرئيسية ما يلي:

• البائعون المصطنعون: إنشاء بائعين وهميين لتسهيل المعاملات الاحتيالية وتحويل الأموال.
• أوامر الشراء التي تم التلاعب بها: تعديل أوامر الشراء لإخفاء المعاملات غير المصرح بها واختلاس المخزون.
• المخزون المُحوّل: إعادة توجيه المخزون لتحقيق مكاسب شخصية، مما يؤدي إلى اختلافات بين المخزون الفعلي والمستويات المسجلة.

العلاج والانتعاش

تعاونت AM Audit بشكل وثيق مع إدارة الشركة لتنفيذ خطة إصلاح شاملة:

1. تعزيز الرقابة الداخلية: إعادة هيكلة الضوابط الداخلية لمعالجة نقاط الضعف المحددة، بما في ذلك:
   • الموافقات التلقائية لأوامر الشراء
   • بروتوكولات إدارة المخزون المحسنة
   • الفصل الأكثر صرامة بين الواجبات
   • تنفيذ آليات المراقبة المستمرة
2. اعتماد التكنولوجيا: استبدال العمليات اليدوية ببرامج محاسبة قوية، مما يضمن:
   • تعزيز دقة البيانات
   • رؤية المعاملات في الوقت الحقيقي
   • مسارات التدقيق الآلي
3. التدريب على منع الاحتيال: إجراء دورات تدريبية شاملة لجميع الموظفين من أجل:
   • رفع مستوى الوعي بتقنيات منع الاحتيال
   • تمكين الموظفين من تحديد الأنشطة المشبوهة والإبلاغ عنها
   • زراعة ثقافة المساءلة المالية

النتيجة والأهمية

أثبت تدخل AM Audit أنه محوري في:

• تجنب الخسائر المالية الوشيكة والإضرار بالسمعة
• استعادة الشفافية والنزاهة في العمليات المالية للشركة
• تعزيز الضوابط الداخلية لمنع حدوث ذلك في المستقبل
• تمكين الموظفين من المشاركة الفعالة في منع الاحتيال

تؤكد دراسة الحالة هذه على قيمة:

• ممارسات التدقيق الداخلي الاستباقية
• خبرة متخصصة في المحاسبة القضائية في معالجة المخالفات المالية المعقدة
• الضوابط الداخلية القوية هي حجر الزاوية للمرونة المالية
• تخفيف المخاطر المدعومة بالتكنولوجيا والمراقبة المستمرة

إنه بمثابة تذكير مقنع للشركات بإعطاء الأولوية لليقظة المالية والاستثمار في ضمانات التدقيق الشاملة لحماية أصولها وسمعتها.