يلعب قسم المشتريات أدواراً مختلفة في المؤسسات المختلفة. يمكن أن تكون هذه الأدوار في الشراء أو الاستحواذ أو بناء العلاقات أو المسؤولية الاجتماعية للشركات أو خدمة العملاء. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بصناعة الفنادق، فإن دور قسم المشتريات يتداخل مع جميع جوانب الفندق تقريباً. وهو يتماشى مع جميع الأدوار التي أشرنا إليها أعلاه ويتعمق أكثر في التفاصيل الداخلية مثل تجربة العميل النهائية وطرق تحسين تجربته أثناء ذلك.
ولتحقيق هذا المستوى من النجاح، هناك بالتأكيد مشاكل لا بد من مواجهتها داخل هذا القسم. كما أن هناك حاجة إلى حلول مبتكرة لمواجهتها من أجل التشغيل السلس لأي فندق.
1. سوء التخطيط للطفرة
صناعة الضيافة موسمية دائماً. إن الأمر له ذروته ومنخفضاته، وقد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين وقت شراء الأشياء، والكمية التي يجب شراؤها. الجودة هي دائماً أولوية قصوى في قطاع الفنادق. ومع الطلب على الجودة من العملاء، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الإنفاق، خاصةً في مواسم الذروة. بدلاً من ذلك، يمكنك أن تختار تخزين السلع، خاصةً المواد سريعة التلف، وينتهي بك الأمر بعدم استخدامها. هذا هدر، وهو ما يُترجم إلى سوء استخدام لأموال الفندق.
ولمواجهة هذه المشكلة، تحتاج إلى إنشاء نظام موثوق لجرد المخزون يحتوي على نظام لإدارة المخزون في الوقت الفعلي. سيبقي مثل هذا النظام قسم المشتريات تحت السيطرة، وسيحدد أيضًا متى وماذا تشتري خلال موسم الذروة وخارج موسم الذروة.
2. الكمية على الجودة
كل شيء له ثمن، والأكثر من ذلك في مجال الفنادق، فالأشياء الراقية لها ثمن أعلى. عندما يركز قسم المشتريات بشكل كبير على محاولة توفير كل عملة معدنية قدر الإمكان وفقدان قيمتها، فإن الفندق سرعان ما سيفشل.
من ناحية أخرى، فإن مفتاح النجاح على المدى الطويل هو صياغة استراتيجية تحرص على استغلال الفرص التي تولد قيمة طويلة الأمد بدلاً من مجرد وفورات قصيرة الأمد. مع هذا، تحتاج إلى فريق موهوب جداً في قسم المشتريات. فريق لديه عين على الصفقات الجيدة والصفقات الأفضل ويعرف الفرق في القيمة.
لضمان رضا العملاء، تحتاج إلى التأكد من عدم التهاون في الجودة والسعي دائمًا إلى تحقيق الكمال. لذا، اختر الجودة على الكمية، ولكن كن أيضاً في حدود ميزانيتك أثناء ذلك.
3. سوء العلاقات مع الموردين
إن حالة العلاقة مع الموردين لديك هي عامل نجاح أو فشل في قطاع الفنادق. يمكن أن تكون هذه العلاقة في طريقة تعاملك معهم، أو طريقة تعاملهم مع عملك. إن وجود علاقة رائعة ستشمل توفير جودة لا مثيل لها، والتسليم في الوقت المناسب، والخصومات الرائعة، والعروض والصفقات الحصرية. من وجهة نظر الموردين، يجب أن يكون لديك خطط دفع في الوقت المناسب. تأكد أيضًا من وجود حد أدنى من القيود من الناحية القانونية بالنسبة لهم. بمجرد أن يقوموا بالتسليم والحصول على الدفع في الوقت المناسب، فأنت متأكد من أنك ستقيم علاقة عمل جيدة. وبهذه الطريقة، يمكنك تمكين تقديم خدمة مواتية لعملائك.
أنت لا تريد أن تخسر العملاء لمجرد أن المورد الخاص بك فشل في توريد السلع أو الخدمات إلى فندقك بسبب سوء السجل الائتماني أو سوء العلاقة مع المورد الخاص بك.
الخاتمة
مع الجائحة التي تضرب قطاع الفنادق بشدة، وصعود المنافسين عبر الإنترنت مثل Airbnb، يحتاج أي فندق إلى قسم مشتريات فعال لتحقيق النجاح النهائي. يجب أن يكون القسم جيدًا بما يكفي للاعتراف بالمشكلات التي قد تنشأ. كما يحتاجون أيضًا إلى إيجاد طريقة مبتكرة لحل المشكلات بسرعة مع الحفاظ على علاقة جيدة مع العملاء.
