لا عجب في أن الاستعانة بمصادر خارجية لإعداد كشوف المرتبات لمقدمي البرامج والخدمات أصبحت شائعة بشكل متزايد مع تزايد الاتجاه نحو الاستعانة بمصادر خارجية للوظائف غير الأساسية للعمليات في المؤسسات. ستؤدي الأخطاء في كشوف المرتبات، من ناحية، إلى عدم رضا الموظفين وإحباط معنوياتهم، مما قد يؤدي إلى إضعاف الإنتاجية والثقة مع زيادة معدل دوران الموظفين. ومن ناحية أخرى، ستؤدي الأخطاء إلى عقوبات وغرامات مكلفة.
إن الإدارة الناجحة لكشوف المرتبات أمر حيوي لاستدامة شركتك. ولسوء الحظ، فهي أيضًا من بين أكثر الميزات صعوبة واستهلاكًا للوقت في إدارتها بشكل صحيح، بقدر ما هي مهمة للغاية بالنسبة للمؤسسة. ما هي المزايا التي يمكن تحقيقها من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات، سواءً كانت مؤسسات كبيرة أو صغيرة تفكر في نهج إدارة كشوف المرتبات بشكل محكم، ولماذا يجب على المؤسسة أن تبذل جهدًا في التحقق من برامج كشوف المرتبات ومقدمي الخدمات؟
نقدم هنا 5 فوائد تجارية رئيسية للاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات تركز على تحقيق أهداف مؤسستك.
1. توفير الوقت
إن أداء مهام كشوف المرتبات ليس “نزهة في الحديقة”. يحتاج قسم كشوف المرتبات إلى النظر في العديد من التفاصيل المعقدة والدقيقة، على سبيل المثال لا الحصر، مثل محصلي الديون، والتعيينات القادمة، وحالات إنهاء الخدمة، وخصومات الاستحقاقات. بالإضافة إلى أن الأمر أصبح أكثر تعقيداً بسبب بعض التغييرات في القوانين الفيدرالية وقوانين الولاية.
إن التعامل مع الرواتب داخليًا أمر متطلب للغاية، والشركات التي تقوم بذلك تستنفد في نهاية المطاف ساعات عملها الحيوية في التخطيط كل عام. إن الاستعانة بمصادر خارجية لمحاسبة الرواتب في شركة مختصة تريحك من التفكير في هذه الأنشطة التي تستغرق وقتاً طويلاً وتتطلب دقة بنسبة 100%. كما أنه يوفر وقت موظفي الموارد البشرية لديك، والذي يمكن استخدامه في المهام الرئيسية الأكثر أهمية للمؤسسة من الناحية الاستراتيجية.
2. تخفيض التكلفة
ستوفر بعض الدراهم الثمينة كمؤسسة من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لميزة كشوف المرتبات الخاصة بك. إذا كنت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم، فهذا أمر مهم بالتأكيد. يمكن للشركات المتطورة التي لديها قوة عاملة أكبر أن تتحمل تكاليف قسم كشوف المرتبات داخل الشركة، ولكن إذا كنت مؤسسة صغيرة برأس مال ضئيل وقوة عاملة صغيرة، فيجب أن تفكر بشدة في الاستعانة بمصادر خارجية لوظيفة كشوف المرتبات الخاصة بك إلى متخصص مؤهل لخدمات كشوف المرتبات.
ستجد أنه سيتم توفير مبلغ لا بأس به من المال إذا قمت بمساواة تكلفة إعداد كشوف المرتبات داخلياً بالاستعانة بمصادر خارجية لمزود خدمة كشوف المرتبات المختص. تخيل الأنشطة التي سيتعين على المدير التنفيذي لكشوف الرواتب الداخلية القيام بها والسعر الذي ستدفعه في نهاية المطاف. حساب كشوف المرتبات، وتوقيع الشيكات وتسليمها، وتكلفة شراء برامج كشوف المرتبات، والزيادات، ومراقبة الموظفين الجدد وإنهاء الخدمة.
بما أن الوقت هو المال، فهو أكثر تكلفة بالنسبة لك كصاحب شركة صغيرة أو شركة ناشئة. وهذا هو السبب في أن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تتخذ قراراً حكيماً بالاستعانة بمصادر خارجية في وضع كشوف المرتبات إلى شركة كشوف المرتبات.
3. الامتثال للقانون
بالنسبة لأي مؤسسة، يعد الامتثال للقواعد واللوائح الحالية أمرًا ضروريًا. فعدم الامتثال سيؤدي إلى فرض غرامات والإضرار بالسمعة. من المرجح أن يكون متعاقد الخدمة الخارجي على دراية أكبر بالقوانين واللوائح المعمول بها، خاصةً وأن هناك تحسينات بين الحين والآخر على تشريعات الرواتب والأجور. لدى مقدمي الخدمات ذوي السمعة الطيبة وحدة مخصصة تقوم بتحديث بعض التحسينات على أقسام التشغيل. وسيتم تنبيه إدارة الكيان إلى هذه التعديلات من قبل إدارة الكيان، والتي ستقوم بعد ذلك بإجراء التغييرات الداخلية المناسبة لتمكين مقدمي الخدمات المتعاقدين الخارجيين من الامتثال للقوانين.
لذلك من الضروري تقديم سجلات الرواتب التفصيلية على الفور إلى الهيئات المحلية والولائية. ويمكن لمقدمي الخدمات الخارجيين القيام بهذا الواجب لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية وتقديم السجلات الصحيحة خلال الفترة الزمنية اللازمة.
4. زيادة الأمن
نظرًا للمخاطر الكامنة في ذلك، فإن إدارة الرواتب هي أيضًا إجراء معقد يتطلب الكثير من التتبع. سيكلفك الاحتيال في البيانات الشخصية الكثير. نعم، الموظفون جديرون بالثقة، ولكن هناك حاجة إلى الإشراف والمراقبة الشاملة.
سيحدث التلاعب في سجلات الشركة وسحب الأموال دون وجود ضوابط أمنية مناسبة، مما سيؤدي مرة أخرى إلى خسائر فادحة بشكل معقول. يتحمل موردو معالجة كشوف المرتبات مسؤولية وضع تلك الضوابط في مكانها الصحيح. وبفضل التكنولوجيا التي أثبتت جدواها في هذا المجال، يتم رفع التحذيرات في الوقت المناسب في أي حدث سرقة لكشوف الرواتب، مما يلغي التدخل اليدوي على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.
عادةً ما ينفق مقدمو الخدمات مبالغ طائلة من المال على توفير مبادرات طليعية مثل تدابير تخزين البيانات وتشفيرها، والعديد من أماكن الخوادم، ومرافق النسخ الاحتياطي. هذا يجنبك المخاطر المحتملة لسرقة كشوف المرتبات في المنطقة، وهو ما لا يتوفر لديك داخل الشركة إذا كنت مؤسسة صغيرة. لا يمكن أن يساعد مسك الدفاتر يدوياً، كما يمكن لهذه الحلول التكنولوجية أن تساعد في منع الأنشطة الاحتيالية. لذلك، من الحكمة الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بمهام كشوف المرتبات لمقاول.
5. فريق الخبراء المحترفين
توفر لك الاستعانة بمصادر خارجية لمحاسبة الرواتب إمكانية الوصول إلى فريق من المهنيين المطلعين الذين يبحثون ويدرسون القوانين التنظيمية قليلاً. لدى شركات تقديم خدمات كشوف المرتبات الشهيرة فريق من المهنيين ذوي الخبرة الذين يمكنهم التعامل مع التعويضات والخصومات في نظام الرواتب.
وبالمقارنة، يتم الاعتناء بمزايا الموظفين وتلبية احتياجات العمال والموارد البشرية من قبل الفريق بشكل جيد للغاية، وهي مكافأة إضافية لك كشركة. يمكنك أيضًا معرفة الحزمة التي يجب أن يقدموها عند البحث عن مزود خدمة الرواتب المناسب. تعتبر هذه التحويلات جزءًا لا يتجزأ من الهيكل، وبالتالي فإنك ستستغرق وقتًا طويلاً لتضمين العرض.
هل حان الوقت للاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات؟
على الرغم من أن معالجة كشوف المرتبات داخل المؤسسة أمر معتاد بالنسبة للمؤسسة، إلا أن العديد من المؤسسات تدرك مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لهذا الدور إلى شركة خدمات الرواتب المهنية. إذا كنت على استعداد لمعرفة كيف ستستفيد شركتك من كشوف المرتبات المنظمة، اتصل بخبير الرواتب لدينا السيد علي صادق اليوم.
استفد من كثافة تجربة كشوف المرتبات في AM Audit للتحكم الفعال في الوقت لتحديد أولويات المهام الرئيسية. من خلال حل يركز على العميل بنسبة 100%، غالبًا ما يتم تصميم أنظمة الرواتب لدينا لتناسب متطلبات كل عميل.
